MATERI TENTANG NOTULEN RAPAT

MATERI

NOTULEN RAPAT

1.      Pengertian notulen

Notulen adalah sebutan tentang perjalanan suatu kegiatan baik rapat, seminar, diskusi, atau sidang yang dimulai dari awal sampai akhir acara dan ditulis oleh seorang Notulis.

Contoh notulen rapat :

1.Tentang sosialisasi program CITES Test LIPI

2.Seminar sehari ulang tahun ke 10 Jurnal Hayati

ada 4 pembicara:

- Bp. Yatna

- Dir. Hayati

- Dari Taiwan

- Dari Jepang

Diadakan tanggal 7 Juni 2003 pada hari Sabtu di Lt. 6 Gedung Kusnoto LIPISeminar tersebut akan dibuka oleh Prof.Dr.Rohmin (Menteri Kelautan) dan sebagai moderator Dr. Anton

3.Dr. Ashari mengusulkan untuk memasukkan topik tentang usaha pengobatan penyakit melalui bahan-bahanaktif dari tumbuhan.

4.Kegiatan sosialisasi program CITES LIPI untuk tahun ini ditujukan pada 5 cabang PBI yaitu :§Padang

·         Jogya

·         Papua (Uncen)

·         Samarinda

·         Menado

Mendiskusikan tentang teknis pencairan dan pengelolaan dana oleh pengurus pusat PBI. Adapunpembicara-pembicara yang diharapkan dapat diundang adalah :

·         Pembicara LIPI yang sudah ditentukan

·         KSDA/BKSD

·         PEMDA

·         Peneliti/DosenRencana kegiatan tersebut harus dimulai pada bulan Juni 2003

5.Pengurus PBI pusat yang ditugaskan untuk mewakili kegiatan tersebut adalah :

6.Pengurus pusat PBI yang ditugaskan ke 5 cabang tersebut, diharapkan membekali diri antara lain tentang informasi kegiatan PBI, penyebaran Jurnal Biologi, Warta PBI dan Sosialisasi Direktori Keanggotaan PBI seluruh cabang.

Mengetahui,

(Ir. Typuk Artiningsih, M.Sc)

Notulen, tgl 05 Mei 2003

(Yuniarsih)

Ø  Uraian Contoh

Dari contoh di atas dapat diuraikan bahwa notulen memiliki beberapa bagian. Dalam hal ini kami sajikan bagian-bagian notulen dalam rapat resmi.

1.      Kepala Notulen

Sama halnya dengan surat resmi, dalam notulen resmi terdapat kepala notulen yang berisi alamat instansi tempat diadakannya rapat.

2.      Judul Notulen

Bagian ini mencakup judul rapat yang bersangkutan. Judul rapat penting dicantumkan untuk mengetahui jenis rapatapa yang telah dilaksanakan.

3.      Waktu Pelaksanaan Rapat

Bagian ini mencakup hari, tanggal, serta jam dilaksanakannya rapat.

4.      Tempat Pelaksanaan Rapat

Berisi tentang tempat diadakannya rapat tersebut.

5.      Acara

Bagian ini berisi kegiatan rapat tersebut, dimulai dari pembukaan hingga penutup.

6.      Hasil Rapat

Hasil rapat berisi tentang beberapa keputusan yang telah dimufakati dalam rapat tersebut, dapat berisi tentang persetujuan hasil rapat pada umumnya seperti kesimpulan, susunan kepanitiaan, usulan para peserta rapat, dan jadwal kegiatan. Tergantung kepada jenis rapat yang dilaksanakan

2.      Cara Menulis

Langkah-langkah dalam penulisan notulen rapat diantaranya adalah

1.Mencatat tujuan kegiatan

2.Mencatat pikiran-pikiran yang dibahas dalam kegiatan

3.Mencatat saran dan keputusan dalam kegiatan

4.Mencatat waktu pelaksanaan

5.Mencatat pihak-pihak yang hadir dalam kegiatan

3. Langkah-langkah dalam penulisan notulen rapat diantaranya adalah :

1)Mencatat tujuan kegiatan

2)Mencatat pikiran-pikiran yang dibahas dalam kegiatan

3)Mencatat saran dan keputusan dalam kegiatan

4)Mencatat waktu pelaksanaan

5)Mencatat pihak-pihak yang hadirdalam kegiatan

4. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pola penulisan notulen rapat adalah :

a.Berikan judul yang berisi kepentingan pelaku

b.Sebutkan waktu dan tempat pelaksanaan rapat

c.Jelaskan susunan dan pelaksanaannya

d.Tulislah format notulen secara jelas

Ø  Refleksi

Notulen merupakan sebuah catatan tentang perjalanan suatu kegiatan baik rapat, seminar, diskusi atau sidang yang dimulai dari awal hingga akhir acara yang mana notulen tersebut ditulis oleh seorang notulis,yang akan dilaporkan oleh ketua kegiatan,dan akan dipertanggung jawabkan suatu saat pada seluruh anggota atau peserta rapat.

Notulen juga merupakan suatu naskah yang memuat catatan jalannya kegiatan sidang atau rapat, mulai dari acara pembukaan, pembahasan masalah sampai dengan pengambilan keputusan serta penutupan. Selain itu notulen dikenal dengan catatan suatu rapat pertemuan. Notulen diperlukansebagai dokumentasi kegiatan rapat.

Berdasarkan hal di atas, supaya kita dapat mengetahui hasil suatu rapat maka hendaknya dianjurkan untuk membuat laporan notulen, karena dengan dibuatnya laporan notulen rapat kita dapat lebih mengetahui hasil dari rapat tersebut. Selain manfaat tersebut notulen juga diperlukan sebagai dokumentasi kegiatan rapat.